Truyền thông sự kiện sử dụng phương tiện công nghệ số

Truyền thông trên Internet mang đến nhiều cơ hội cho người tổ chức sự kiện, tạo sự gắn kết giữa nhà tài trợ, nhân vật hay sản phẩm và khách hàng; thu hút thêm nhiều khách tham dự sự kiện và xây dựng một cộng đồng trực tuyến bao gồm website, báo điện tử, mạng xã hội (facebook, twitter, linkedin …), SMS, Email … trong tất cả các giai đoạn của quá trình tổ chức sự kiện.

Bạn cần xác định xem đối tượng khách mời mục tiêu, diễn giả, nghệ sỹ và các nhà tài trợ tiềm năng. Khách mời có thể là người tham dự đối với các sự kiện lễ hội, đào tạo, hội thảo, hội nghị … hoặc khán giả đối với các dự kiện giải trí, biểu diễn …

Việc truyền thông sự kiện rất quan trọng trong quá trình trước khi tổ chức sự kiện. Quảng cáo banner trên các website, gửi email thông báo về sự kiện hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức quen thuộc nhất. Tuy nhiên với sự phát triển của các thiết bị cá nhân như máy tính bảng, điện thoại thông minh gần đây, xây dựng một website truyền thông sự kiện là một điều mang lại sự khác biệt vì nhiều ưu điểm mang lại như: Chi phí thấp, không hạn chế về thời gian về địa điểm và có thể truyền tải được nhiều thông tin hơn các kênh truyền thống như banner, tờ rơi, quảng cáo… Hãy tưởng tượng bạn đến sự kiện với một điện thoại thông minh hoặc một máy tính bảng và có thể truy cập xem các nội dung sự kiện thay vì cầm theo một túi tài liệu nặng trịch.

1. Trước khi tổ chức sự kiện
Xây dựng website sự kiện hoặc đưa các thông tin lên các trang báo điện tử, mạng xã hội. Chúng tôi khuyến cáo nên có một website sự kiện tập trung hiển thị tốt các thông tin hấp dẫn và không thể thiếu của sự kiện, các kênh khác có thể sử dụng lại nguồn tin từ website sự kiện. Một website sự kiện thường bao gồm các điểm nhấn sau:
- Giới thiệu về sự kiện: sử dụng hình ảnh sẽ hiệu quả hơn 1000 lần viết một đoạn giới thiệu dài dòng.
- Thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức: cần được bố trí để người xem có thể tiếp cận nhanh nhất.
- Giới thiệu về diễn giả, các nghệ sỹ hay các khách mời VIP của sự kiện.
- Lịch sự kiện: cần được chi tiết đến các phiên và liên kết được với nhân vật, địa điểm.
- Giá vé và các cách tiếp cận để sở hữu vé tham dự.
- Tin tức, tài nguyên media: Tin tức, tài nguyên media (ảnh, video, tài liệu …) cần được liên tục cập nhật.
- Liên kết với các mạng xã hội để lan truyền thông tin sự kiện đến cộng đồng mạng xã hội.
- Liên kết với các sự kiện khác, theo thể loại, theo diễn giả, nghệ sỹ, nhà tài trợ, đơn vị tổ chức …
- Giao diện nên hỗ trợ cả các thiết bị di động: Ngày nay người tham gia sự kiện có thể tra cứu các thông tin trước, trong, sau sự kiện với các thiết bị di dộng có kết nối wifi hoặc 3G.

2. Trong quá trình tổ chức sự kiện
Cần cập nhật các thông tin về các phiên sự kiện trên website (tin tức, tài nguyên media) để chia sẻ với người tham gia và thu hút người tham gia trong các phiên sau. Việc cập nhật cho mạng cộng đồng online của bạn thông tin về sự kiện được nhân rộng thông tin càng nhiều càng tốt. Vì mục tiêu chính ở đây là thông tin không chỉ đến với những người đã tham gia mà còn đến với cả những người đã không có mặt trong sự kiện. Sự đăng tải thông tin càng súc tích, hình ảnh hóa và thu hút thì sẽ càng khiến những người chưa tham gia háo hức chờ đón sự kiện tiếp theo của bạn.
Bên cạnh đó bạn cũng có thể thống kê đánh giá số lượng khách theo dõi trực tiếp và theo dõi trên website sự kiện, nhận các thông tin phản hồi để đánh giá và rút kinh nghiệm ngay trong lúc tổ chức sự kiện.

3. Sau khi sự kiện kết thúc
Bạn tổ chức một sự kiện, một thời gian ngắn sau sự kiện đi vào quên lãng, khách hàng muốn tìm thông tin về sự kiện thì rất khó khăn. Website sự kiện sẽ gắn với thương hiệu của bạn sẽ hỗ trợ quản lý, lưu trữ và chia sẻ tất cả các tài nguyên của sự kiện (tài liệu, hình ảnh, video …) tùy theo nhu cầu của bạn. Thông tin về sự kiện sẽ được lan tỏa tiếp từ website sang mạng xã hội, công cụ tìm kiếm google… ngay cả khi sự kiện của bạn đã kết thúc và là nền tảng để tổ chức những sự kiện trong tương lai.

4. Một số công cụ để quản lý, truyền thông sự kiện tại Việt nam
SMS Marketing cũng là một hình thức tốt để quảng bá sự kiện và website sự kiện của bạn mặc dù việc gởi spam tin nhắn rác trong thời gian gần đây có gây nhiều khó chịu cho người nhận. Hãy tưởng tượng một khán giả mục tiêu mở tin nhắn điện thoại, nhận được tin nhắn thông báo về sự kiện hữu ích sắp diễn ra, họ có thể rất phấn khích và chuyển tiếp tin nhắn này cho bạn bè biết để tham dự.

Tóm lại, người tổ chức sự kiện sử dụng website truyền thông sự kiện để hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, kết nối cộng đồng và duy trì sự kết nối để việc trao đổi qua lại trực tuyến đem lại lợi ích cho cả đôi bên nhà tổ chức sự kiện và khách tham dự.

Tham khảo: https://cybershow.vn